Εφαρμογή Διαχείρισης Έργων

Το σύστημα απευθύνεται σε ένα ευρύ φάσμα εταιρειών που δραστηριοποιούνται στον τεχνικό και κατασκευαστικό τομέα. Η κύρια λειτουργία του είναι η διαχείριση έργων, στην οποία εμπλέκονται καθημερινά οι τεχνικοί της εταιρείας (μια απλούστερη έκδοση αυτής της εφαρμογής, το προϊόν 4techman, έχει υλοποιηθεί από την Tessera στα ελληνικά).

Το σύστημα αποτελείται από δύο βασικά μέρη:

• την εφαρμογή Android για κινητές συσκευές, η οποία διαχειρίζεται από τους τεχνικούς / εργαζόμενους της εταιρείας και
• τη web εφαρμογή, η οποία είναι υπεύθυνη για τη μεταφορά πληροφοριών μεταξύ του ERP της επιχείρησης και της εφαρμογής κινητής.

Μέσω της εφαρμογής κινητής, ο τεχνικός λαμβάνει καθημερινά τα καθήκοντά του και καταγράφει ό,τι θεωρεί σημαντικό το ERP (ώρες εργασίας, χρησιμοποιούμενα εξαρτήματα κ.ά.). Οι καταγεγραμμένες πληροφορίες αποστέλλονται στο ERP, το οποίο συγκεντρώνει τα δεδομένα από όλους τους τεχνικούς, έχοντας πλήρη εποπτεία της εργασίας του κάθε τεχνικού. Το σύστημα υποστηρίζει τη δημιουργία διαφόρων τύπων αναφορών τόσο για εσωτερική χρήση της εταιρείας όσο και για χρήση από τον πελάτη. Ένα παράδειγμα είναι η αναφορά που παράγεται με την ολοκλήρωση του έργου και αφορά το κόστος εργασίας και εξοπλισμού, τη χρήση υλικών, τις εργασίες του έργου και τα σχόλια των εργαζομένων. Άλλες αναφορές αφορούν τις ώρες εργασίας ανά εργαζόμενο και τις ώρες χρήσης εξοπλισμού ανά έργο.

Χαρακτηριστικά της εφαρμογής

– Πληροφορίες εργασίας

Ένα από τα βασικά χαρακτηριστικά της εφαρμογής κινητής είναι η παρουσίαση όλων των απαραίτητων πληροφοριών για μια συγκεκριμένη εργασία. Ο τεχνικός λαμβάνει πληροφορίες π.χ. περιγραφή εργασίας, λίστα συμμετεχόντων τεχνικών, πληροφορίες κόστους, υπόβαθρο σχετικά με την εργασία.

Επιπλέον, μπορεί να περιλαμβάνεται λεπτομερής λίστα περιγραφών, που μπορεί να σχετίζεται με επιμέρους εργασίες προς εκτέλεση, εσωτερικές πληροφορίες ή πληροφορίες για κάποιον τεχνικό.

– Πληροφορίες πελάτη

Ο τεχνικός λαμβάνει τα στοιχεία επικοινωνίας του πελάτη, ώστε να μπορεί να επικοινωνήσει απευθείας και οδηγίες (μέσω Google Maps) για να φτάσει στον χώρο εργασίας.

– Λίστα και επιλογή υλικών / εξαρτημάτων

Η εφαρμογή διευκολύνει τη διαχείριση του εξοπλισμού που χρησιμοποιούν οι εργαζόμενοι της εταιρείας. Ο τεχνικός μπορεί να προσθέσει ένα ή περισσότερα υλικά / εξαρτήματα (από προκαθορισμένη λίστα) που χρησιμοποίησε σε μια συγκεκριμένη εργασία. Τα υλικά οργανώνονται σε καταλόγους και καταγράφονται από την εφαρμογή κινητής.

Καταγράφονται επίσης πληροφορίες όπως ανάθεση εξοπλισμού ανά εργαζόμενο, χρόνος χρήσης εξοπλισμού ανά έργο, κατανάλωση ενέργειας από συγκεκριμένο εξοπλισμό και άλλα στοιχεία. Υποστηρίζεται η χρήση barcode για αναφορά εξοπλισμού, επιτρέποντας την εποπτεία του εξοπλισμού της εταιρείας ανά πάσα στιγμή.

– Καταγραφή ωρών εργασίας και κόστους

Είναι δυνατή η καταγραφή θέσης και κατάστασης (εργασία, διάλειμμα, οδήγηση) των εργαζομένων σε πραγματικό χρόνο. Ο τεχνικός μπορεί να προσθέσει τις ώρες εργασίας και πιθανά κόστη κατά τη διάρκεια της εργασίας του (π.χ. τέλη στάθμευσης, διόδια, καύσιμα). Επίσης, η επεξεργασία ενός έργου μπορεί να γίνει μόνο αν ο εργαζόμενος βρίσκεται σε συγκεκριμένη απόσταση από αυτό. Οι πληροφορίες αυτές καταγράφονται σε αναφορές και εξάγονται στο ERP.

Ο χρόνος εργασίας καταγράφεται λεπτομερώς και το ERP μπορεί να αλλάξει δυναμικά τον τρόπο εισαγωγής του χρόνου. Παράγεται σειρά αναφορών σχετικά με τις ώρες εργασίας.

– Προβολή συμμετεχόντων

Κάθε εργασία μπορεί να περιλαμβάνει έναν ή περισσότερους τεχνικούς που εργάζονται μαζί για την ολοκλήρωσή της. Κάθε συμμετέχων, μετά την ολοκλήρωση του μέρους της εργασίας που του ανατέθηκε, καλείται να καταχωρήσει τον χρόνο εργασίας του, να περιγράψει σύντομα τις ενέργειές του και να προσθέσει την υπογραφή του για να δηλώσει ότι ολοκλήρωσε το ανατεθέν μέρος.

– Αποστολή / Λήψη εικόνων και αρχείων

Ο τεχνικός μπορεί να φωτογραφίσει τον χώρο εργασίας από τη συσκευή του και να στείλει τις εικόνες στο ERP. Μπορεί να επεξεργαστεί τις εικόνες (π.χ. προσθήκη κειμένου ή σχημάτων) για να εστιάσει σε συγκεκριμένα σημεία. Αν επιθυμεί να σημάνει σημεία βλάβης ή εργασίας, μπορεί να τα καταγράψει στον χώρο χρησιμοποιώντας το σχέδιο ορόφου.

Επιπλέον, ο χρήστης μπορεί να κατεβάσει ή να προσθέσει αρχεία όπως PDF, έγγραφα (doc, docx) και Excel (xls, xlsx), π.χ. εγχειρίδια συσκευών, τιμολόγια κ.ά. Τα έγγραφα και οι αλλαγές συγχρονίζονται ώστε όλοι οι εμπλεκόμενοι – ERP και άλλοι εργαζόμενοι – να έχουν ενημέρωση. Τα αρχεία και οι εικόνες μπορούν να σχετίζονται όχι μόνο με το έργο αλλά και με τμήματα αυτού, όπως χώρους εργασίας ή λίστες εργασιών.

– Checklist – Αποδοχή εργασιών

Κάθε εργασία μπορεί να περιλαμβάνει λίστες ελέγχου που πρέπει να εκτελεστούν για να θεωρηθεί ολοκληρωμένη. Κάθε στοιχείο της λίστας αποτελεί ερώτηση προς τον τεχνικό, ο οποίος καλείται να απαντήσει. Με αυτόν τον τρόπο η εργασία ελέγχεται πλήρως πριν ολοκληρωθεί.

Μετά την ολοκλήρωση όλων των ελέγχων, ο τεχνικός και ο πελάτης καλούνται να υπογράψουν για να αποδεχθούν τις εργασίες και να ολοκληρωθεί η εργασία.

– Απόδειξη εργασίας

Το σύστημα μπορεί να παράγει αναφορές για κάθε εργασία. Οι αναφορές περιλαμβάνουν γενικές πληροφορίες για την εργασία, λίστες ενεργειών που ολοκληρώθηκαν, υλικά που προστέθηκαν, ώρες εργασίας και ποσά που δαπανήθηκαν. Το έγγραφο υπογράφεται από τον πελάτη και τον τεχνικό (εάν έχουν ολοκληρωθεί οι υπογραφές). Η αναφορά μπορεί να εκτυπωθεί ή να σταλεί μέσω email ως συνημμένο PDF.

Σε κρίσιμα στάδια του έργου, που ορίζονται και τροποποιούνται δυναμικά από το ERP, ζητείται υπογραφή από τον πελάτη ή τον εργαζόμενο για την επιβεβαίωση των αλλαγών στο έργο. Οι υπογραφές συχνά εξάγονται στις αναφορές.

– Συνολική επισκόπηση ωρών εργασίας

Κάθε τεχνικός μπορεί να δημιουργήσει αναφορά με τις εργασίες στις οποίες εργάστηκε και τον συνολικό χρόνο που αφιέρωσε σε κάθε εργασία κατά τη διάρκεια προκαθορισμένης χρονικής περιόδου. Η αναφορά μπορεί να εκτυπωθεί ή να σταλεί μέσω email ως συνημμένο PDF.