H Tessera ανέπτυξε εξ ολοκλήρου μια εφαρμογή διαχείρισης έργων για τεχνικές εταιρείες για λογαριασμό της γερμανικής εταιρείας λογισμικού Easytec.

Πρόκειται για ένα σύστημα, το οποίο απευθύνεται σε ένα ευρύ φάσμα εταιρειών, που δραστηριοποιούνται στον τεχνικό και κατασκευαστικό κλάδο. H βασική λειτουργία του είναι η διαχείριση έργων, στα οποία απασχολούνται καθημερινά οι τεχνικοί της εταιρείας (μια πιο απλή έκδοση της εφαρμογής αυτής, το προϊόν 4techman, έχει υλοποιηθεί από την Tessera στην Ελληνική γλώσσα).

Το σύστημα αποτελείται από δύο κύρια μέρη:

• τη mobile εφαρμογή σε Android, την οποία διαχειρίζονται οι τεχνικοί/εργαζόμενοι της εταιρείας και
• τη web εφαρμογή, που είναι υπεύθυνη για τη μετάδοση των πληροφοριών μεταξύ του ERP της επιχείρησης και της mobile εφαρμογής.

Μέσω της mobile εφαρμογής ο τεχνικός λαμβάνει σε καθημερινή βάση τις εργασίες στις οποίες συμμετέχει. Παράλληλα καταγράφει οτιδήποτε κρίνεται από το ERP ως σημαντικό (χρόνος απασχόλησης, χρησιμοποιούμενα εξαρτήματα κ.ά.). Οι καταχωρημένες πληροφορίες αποστέλλονται στο ERP σύστημα, που καταγράφει τα δεδομένα από όλους τους τεχνικούς, έχοντας συνολική εποπτεία στις εργασίες κάθε τεχνικού. Το σύστημα υποστηρίζει τη δημιουργία διαφόρων ειδών αναφορών τόσο για εσωτερική χρήση της εταιρείας όσο και για χρήση από τον πελάτη. Ένα παράδειγμα είναι η αναφορά που παράγεται με την ολοκλήρωση του έργου και αφορά το κόστος της εργασίας και του εξοπλισμού, τη χρήση υλικών, τις εργασίες που περιλαμβάνει το έργο και τις παρατηρήσεις των εργαζομένων. Άλλες αναφορές που παράγονται σχετίζονται με τις ώρες εργασίας ανά εργαζόμενο και τις ώρες χρήσης εξοπλισμού ανά έργο.

Χαρακτηριστικά της εφαρμογής

– Πληροφορίες σχετικά με την εργασία

Ένα από τα βασικά χαρακτηριστικά της mobile εφαρμογής είναι η παρουσίαση όλων των απαραίτητων πληροφοριών σχετικά με μια συγκεκριμένη εργασία. Ο τεχνικός λαμβάνει πληροφορίες λ.χ. περιγραφή της εργασίας, λίστα με τους τεχνικούς που θα πάρουν μέρος, πληροφορίες κοστολόγησης, ιστορικό, που σχετίζεται με τη συγκεκριμένη εργασία.

Επιπρόσθετα, περιλαμβάνεται αναλυτική λίστα με περιγραφές, που μπορεί να σχετίζονται με επιμέρους εργασίες, που θα πρέπει να ολοκληρωθούν, εσωτερικές πληροφορίες ή πληροφορίες σχετικά με έναν τεχνικό.

– Πληροφορίες σχετικά με τον πελάτη

Ο τεχνικός λαμβάνει τα στοιχεία επικοινωνίας του πελάτη, για να μπορεί να επικοινωνήσει άμεσα μαζί του και οδηγίες (μέσω google maps), ώστε να μεταβεί στην τοποθεσία εργασίας.

– Λίστα και επιλογή υλικών / εξαρτημάτων

Η εφαρμογή διευκολύνει τη διαχείριση του εξοπλισμού που χρησιμοποιείται από τους εργαζομένους της εταιρείας. Ο τεχνικός έχει τη δυνατότητα να προσθέσει ένα ή περισσότερα υλικά/εξαρτήματα (από προκαθορισμένη λίστα) που χρησιμοποίησε σε συγκεκριμένη εργασία. Τα υλικά οργανώνονται σε καταλόγους και καταγράφονται από τη mobile εφαρμογή.

Επιπλέον πληροφορίες που καταγράφονται είναι η ανάθεση εξοπλισμού ανά εργαζόμενο, ο χρόνος χρήσης του εξοπλισμού ανά έργο, η ενέργεια που καταναλώθηκε από συγκεκριμένο εξοπλισμό και άλλες πληροφορίες. Υποστηρίζεται η χρήση barcode για την αναφορά στον εξοπλισμό. Με αυτόν τον τρόπο η εποπτεία του εξοπλισμού, που διαθέτει η εταιρεία, είναι εφικτή ανά πάσα στιγμή.

– Καταχώρηση ωρών εργασίας και κόστους

Είναι δυνατή η καταγραφή της θέσης και της κατάστασης (εργασία, διάλειμμα, οδήγηση) των εργαζομένων σε πραγματικό χρόνο. Ο τεχνικός μπορεί να προσθέσει τις ώρες που εργάστηκε καθώς και πιθανά κόστη, που μπορεί να προέκυψαν κατά τη διάρκεια της εργασίας του (π.χ. τέλη στάθμευσης, τέλη διοδίων, καύσιμα). Επίσης, είναι δυνατόν ο εργαζόμενος να μπορεί να επεξεργάζεται ένα έργο, μόνο εφόσον βρίσκεται σε συγκεκριμένη απόσταση από αυτό. Η πληροφορία αυτή καταγράφεται σε αναφορές και εξάγεται προς το ERP.

Ο χρόνος εργασίας καταγράφεται με λεπτομερή τρόπο. Το ERP έχει τη δυνατότητα να αλλάξει δυναμικά τον τρόπο εισαγωγής του χρόνου εργασίας. Μία σειρά από αναφορές σχετικές με τον χρόνο εργασίες παράγονται.

– Προβολή συμμετεχόντων

Κάθε εργασία μπορεί να περιλαμβάνει έναν ή περισσότερους τεχνικούς, οι οποίοι συνεργάζονται για την ολοκλήρωσή της. Κάθε συμμετέχων, αφού ολοκληρώσει το τμήμα της εργασίας που έχει αναλάβει, καλείται να συμπληρώσει τον χρόνο εργασίας του. Μπορεί να περιγράψει συνοπτικά τις ενέργειές του και να προσθέσει την υπογραφή του, ώστε να δηλώσει ότι έχει ολοκληρώσει το τμήμα που του είχε ανατεθεί.

– Αποστολή / Λήψη εικόνων και αρχείων

Ο τεχνικός έχει τη δυνατότητα να φωτογραφήσει από τη συσκευή του τον χώρο εργασίας και να αποστείλει τις εικόνες στο ERP. Επιπλέον μπορεί να επεξεργαστεί τις εικόνες (π.χ. να προσθέσει κείμενο ή προσαρμοσμένα σχήματα), ώστε να εστιάσει σε συγκεκριμένα σημεία. Σε περίπτωση που ο εργαζόμενος επιθυμεί να σημειώσει τα σημεία βλαβών ή εργασίας, είναι δυνατόν να καταγράψει τους χώρους. Για κάθε χώρο μπορεί να χρησιμοποιήσει τη κάτοψή του, ώστε να επισημάνει εκεί τα σημεία σύροντάς τα πάνω στην κάτοψη.

Παράλληλα, εκτός από εικόνες, ο χρήστης μπορεί να λάβει ή να προσθέσει άλλα αρχεία όπως pdf, έγγραφα κειμένου (doc, docx) και excel (xls, xlsx), που μπορεί να περιλαμβάνουν εγχειρίδια χρήσης για συσκευές, τιμολόγια χρέωσης κ.ά.

Τα έγγραφα και οι αλλαγές σε αυτά συγχρονίζονται, ώστε όλοι οι εμπλεκόμενοι – ERP και υπόλοιποι εργαζόμενοι – να είναι ενήμεροι. Ο εργαζόμενος μπορεί να συσχετίσει έγγραφα και εικόνες όχι μόνο με το έργο αλλά και με τμήματά του, όπως ένας χώρος ή μία λίστα με εργασίες. Παραδείγματα εγγράφων και εικόνων είναι τιμολόγια, εγχειρίδια χρήσης εξοπλισμού και εικόνας από την αυτοψία του τεχνικού στον χώρο μίας βλάβης.

– Λίστα ελέγχων – Αποδοχή εργασιών

Κάθε εργασία μπορεί να περιλαμβάνει λίστα (ή λίστες) με επιμέρους ελέγχους, που πρέπει να εκτελεστούν, ώστε η εργασία να θεωρηθεί ολοκληρωμένη. Κάθε αντικείμενο της λίστας αποτελεί μία ερώτηση προς τον τεχνικό, ο οποίος καλείται να την απαντήσει. Με τον τρόπο αυτό η εργασία ελέγχεται διεξοδικά, πριν ολοκληρωθεί.

Μετά την ολοκλήρωση όλων των ελέγχων τεχνικός και πελάτης καλούνται να υπογράψουν ότι αποδέχονται τους ελέγχους και η εργασία ολοκληρώνεται.

– Αποδεικτικό εργασίας

Το σύστημα μπορεί να παράγει αναφορές για κάθε εργασία που λαμβάνεται. Στις αναφορές περιλαμβάνονται γενικές πληροφορίες για την εργασία και λίστες με τις ενέργειες που ολοκληρώθηκαν, τα υλικά που προστέθηκαν, τις ώρες εργασίας και τα ποσά που δαπανήθηκαν, για να διεκπεραιωθεί. Το αποδεικτικό έρχεται υπογεγραμμένο από τον πελάτη και τον τεχνικό (εφόσον οι υπογραφές έχουν συμπληρωθεί). Η αναφορά μπορεί να εκτυπωθεί ή να σταλεί μέσω email (ως επισυναπτόμενο pdf).

Επιπλέον και σε κρίσιμα στάδια του έργου, που ορίζονται και αλλάζουν δυναμικά από το ERP, ζητείται από τον πελάτη ή και τον εργαζόμενο να υπογράψουν, ώστε να επιβεβαιώσουν τις αλλαγές που έγιναν στο έργο. Οι υπογραφές συχνά εξάγονται σε αναφορές.

– Επισκόπηση ωρών εργασίας

Κάθε τεχνικός μπορεί να δημιουργήσει αναφορά με τις εργασίες, στις οποίες έχει απασχοληθεί και το σύνολο των ωρών, που δαπάνησε (για κάθε εργασία) κατά τη διάρκεια ενός προκαθορισμένου χρονικού διαστήματος. Η αναφορά μπορεί να εκτυπωθεί ή να σταλεί μέσω email (ως επισυναπτόμενο pdf).